We werken gemiddeld in Nederland 3,5 uur productief op een werkdag van 8 uur. De belangrijkste oorzaak is disfocus. Je kunt hier een aantal dingen aan doen: anders je planning bijhouden, een routine ontwerpen waardoor je in een betere werkflow terechtkomt, je ademhaling op orde brengen (94% van de mensen ademt hoog en onrustig), een beter bewustzijn van werkelijk belangrijke taken en … muziek.
Betere focus
Het is heel grappig. Elke keer als ik een training geef aan mensen over verbeteren van hun productiviteit dan vraag ik: wie weet wat hij fout doet bij plannen van zijn werk? 100% van de mensen kan dit benoemen. Vervolgens vraag ik: wie weet wat hij anders zou kunnen doen om dit op te lossen? Wederom zal 100% hier oplossingen voor kunnen verzinnen die precies kloppen volgens een training Time Management. Dan vraag ik: als jullie weten wat jullie inproductief maakt en als jullie ook weten wat de oplossingen hiervoor zijn, waarom doen jullie het dan niet? De hele groep lacht dan. Hoe kan dit eigenlijk? Ik heb daarvoor 5 filosofien:
De mens wordt meer gestuurd door emotie (95%) dan door ratio (5%). Je kunt dus wel bedenken wat je wilt veranderen maar dit betekent dat je er nog steeds over na moet denken. Eigenlijk is dit meer een startpunt. Je moet dus zorgen dat het een routine wordt waar je niet meer over na hoeft te denken.- Je oude hersenen overrulen altijd de nieuwere delen. Je emoties worden geproduceerd door je amygdala en deze zitten genesteld in je oudste brein, je reptielenbrein, welke altijd je ratio zal overrulen. Kortom, je bent aan het werk en probeert je te focussen en dan ineens… een calamiteit… of een situatie/ persoon die zich voordoet als hoogst urgent. Je emotie overruled en hup; je schakelt over naar de andere taak. Weg focus!
- Een tweede standpunt is dat mensen te weinig bewustzijn houden met de hogere doelen. Als je weet wat voor jou werkelijk belangrijk is en dit heb je helder op je netvlies hebt staan, dan kost het je ook minder moeite om focus te behouden. De meeste mensen gaan zonder duidelijk doel een dag in. Meestal is het gewoon “werken”. Maar waar wordt je nu op afgerekend? Wat is dan je allerbelangrijkste taak?
- Sommige mensen leren time management regels aan die best wel zouden kunnen werken maar die ver van hun karakter of werkwijze afstaan. Het kost dan heel veel moeite om je gedrag aan te passen.
De omgeving kent te veel afleiding. We worden dus continue geprikkeld en geteased om ergens aandacht aan te besteden: mensen, telefoon, een e-mail die oppiept. Mensen beinvloeden als groep in grote mate het gedrag van het individu. We denken wel dat we veel beslissingskracht hebben. De realiteit is echter dat we veel meer gestuurd worden door normen vanuit de groep, onze opvoeding, de cultuur et cetera.
5 Tips die je ongekend productief maken
Focus!
De tips zijn qua numbering direct gerelateerd aan de 5 punten die hierboven staan genoteerd.
- Bedenk wat je wilt veranderen. Zet het om in heel concrete acties die je kunt doen. Maak de acties klein. Zet dan binnen 24 uur de eerste stappen en evalueer elke dag wat het effect is op jou en anderen. Koppel daarbij groot plezier aan dit nieuwe gedrag en pijn aan je oude gedrag. Bijvoorbeeld: beloon jezelf telkens als je het gedaan hebt. Schakel je omgeving in als backbone om je te supporten. Zorg dat het een routine wordt waar je niet meer over na hoeft te denken.
- Raadpleeg voor elke interruptie altijd eerst je agenda. Je deelt je werkweek in rondom je 4-6 belangrijkste projecten (de grote keien). Op basis bepaal je welke taken je daar dagelijks voor dient uit te voeren. De 2-3 belangrijkste dagtaken (je keien) plan je aan het begin van de dag en je zorgt dat je deze zo veel mogelijk ongestoord kunt afwerken. Telkens als er iets langskomt, dan scan je eerst: doe ik het wel, niet, later. Je raadpleegt eerst je agenda en dan bepaal je bewust wat je ermee wilt doen. Op het midden van de dag plan je 20 minuten om te kijken of je nog op koers zit. Aan het einde van de dag evalueer je je succes en je herschikt/ plant je agenda van de volgende werkdag.
- Breng je meest belangrijke projecten in kaart. Plan op basis daarvan je dagtaken. Zorg dat al je taken op 1 lijst binnenkomen. Maak deze lijst met taken zo kort mogelijk. Elimineer dus regelmatig en versimpel je werkproces. Een te lange lijst geeft te veel nadenkwerk.
- Blijf bij introduceren van een nieuwe routine iets dichter bij jezelf en vorm rondom je huidige routine stapje voor stapje een nieuwe werkwijze. Evalueer het succes, finetune en pas als de ene vaardigheid geïmplementeerd is als 2e natuur, dan introduceer je een nieuwe routine. Ben je een sprinkhaan? Deel je werk dan op in korte blokken (25 minuten) van dezelfde activiteit, neem een korte pauze, ga of verder met je taak of pak een nieuwe taak. Ben je perfectionistisch? Stel tijdlimieten in en schat van tevoren in hoeveel tijd je hebt en wat het niveau is dat je dient te behalen. Je hoeft namelijk niet altijd een tien te scoren. Maar op sommige momenten wel. Dan pas schakel je je perfectionisme aan.
- Een goede app om geconcentreerd te werken is Zen to Done. Je bepaalt voorafgaand aan je werkweek bewust je 4-6 werkelijk belangrijke projecten. Ik prefereer zelf maximaal 3. Op basis daarvan bepaal je welke 2-3 taken je verplicht per dag dient uit te voeren om succesvol te zijn. Je plant deze aan het begin van je werkdag. Je werkt dus in werkperiodes waarin je maar focust op 1 ding. Stel een tijdslimiet in, informeer je omgeving dat je absoluut niet gestoord mag worden, zet onderstaande rustige muziek op en stop pas als de tijd om is of je je taak (binnen de tijd) af hebt. Je kunt jezelf aanleren een timer neer te leggen en pas als de timer afgaat, mag je je weer op iets anders focussen.Het principe hierachter is dat je aandacht gaat geven aan 20% van je taken die je 80% rendement gaan opleveren. Het leuke hiervan is dat je werk veel meer zin gaat krijgen. In plaats van de hele dag achter urgente/ niet belangrijke dingen te rennen, doe je wat werkelijk belangrijk is.
Ik heb hieronder een heerlijk rustig muziekje om je te begeleiden bij jouw belangrijkste werkmomenten. Het duurt 1 uur. Dus je kunt dit gebruiken als timer om jouw belangrijkste taken af te krijgen. Laat me dan eens weten hoe het je vergaan is.
[youtube]https://www.youtube.com/watch?v=ct6Df_6eHhw[/youtube]
Veel plezier en haal deze week het beste uit jezelf!
