Mensen werken hard om zo effectief mogelijk te zijn. Hoe ga je binnen je werk, studie, leven zo efficiënt mogelijk met je (productivi)tijd om. 20 supertips helpen jou direct om veel tijd te winnen. Kies je top 3 die je direct helpen om tijdwinst te boeken van tijdwinst. Zet ‘m op!
Supertips voor meer tijdwinst!
Focus
Tip 1: focus op 1 ding tegelijk!
Mensen multitasken te veel. Uit onderzoek blijkt dat zowel mannen als vrouwen hierdoor 25% minder effectief worden. Richt je dus op 1 taak per keer en maak dit af met focus.
Tip 2: bepaal altijd vooraf je optimale route en modus.
Bepaal je doel, je benodigde tijd, je meest optimale stappenplan en voer de taak zo effectief en efficiënt mogelijk uit. Op deze manier activeer je in je brein een mechanisme (je RAS) dat ervoor zorgt dat je met focus aan je taken werkt. Of je nu begint stukken te lezen, te vergaderen, te communiceren, te coachen of telefoneren…je begint pas als je weet waar je eindigt en wat de meest effectieve route is naar je doel!
Planning
Tip 3: blok dezelfde soort activiteiten achter elkaar. Hierdoor krijg je de kans om in het ritme te komen van die activiteit. Door dezelfde handeling achter elkaar te doen word je er als het ware handig in. Dus geen werksituatie waarin je je email leest, meteen een collega te woord staat, dan een rapport leest, een telefoontje pleegt, om vervolgens weer te vergaderen. Vanaf nu plaats je alle telefoontjes achter elkaar. Je maakt eerst een voorselectie van je email, waarna je alles achter elkaar leest.
Tip 4: plan voor elke taak 20% extra tijd in. Je focust op niet gebruiken van die tijd. Doe je dit 5 keer dan ontstaat het mentale voordeel van 100% gewonnen tijd. Deze tijd kun je gebruiken om te ontspannen, calamiteiten op te vangen, je voor te bereiden op een vergadering, rustig te reizen naar je volgende bestemming et cetera.
Tip 5: stem je taken en bioritme op elkaar af.
Plan je meest belangrijke taken als je het meest fit bent en je routinematige taken als je minder fit bent. Je kunt hierdoor gefocust werken op tijden dat het werk meer focus en alertheid nodig heeft.
Tip 6: raadpleeg voor accepteren van een taak altijd eerst je agenda.
Bekijk je meest belangrijke taken en vraag jezelf af of je het gaat doen of niet en of je het nu of later zult uitvoeren. Stel hierbij gericht duidelijke prioriteiten.
Tip 7: bepaal je prioriteiten op basis van VLENS.
Dit acroniem bevat de volgende kenmerken: is het mijn verantwoordelijkheid of niet? Is er een legitieme deadline? Zit er een economisch belang aan vast voor mijn bedrijf? Kan iemand of een team niet verder als ik het niet uitvoer? Is het vanuit sociaal/ collegiaal standpunt te verantwoorden om de taak uit te voeren. Voor een collega die altijd iets voor je doet, kunt je mogelijk meer empathie opbrengen dan voor een collega die je ook niet helpt.
Tip 8: ontwerp routines.
Hierdoor hoeft je minder na te denken. Stap 2: versimpel je routines.
Tip 9: plan 2 x 20 minuten denktijd in.
Dit gebruik je om je energieniveau, je planning van de dag en je meest belangrijke taken van de dag te evalueren: “Hoe gaat het hiermee? Gaat het goed of dien ik een aanpassing te maken?”
Tip 10: Focus je op inplannen van taken die niet urgent/ wel belangrijk zijn! Werk niet enkel aan taken die urgent en belangrijk zijn. Anders blijf je rennen! Je kunt op middellange termijn heel veel tijd winnen door te werken aan planmatige verbetering van je werkwijze (niet urgent – wel belangrijk!).
Benaderingswijze en inrichting processen
Tip 11: zie al je communicatiekanalen als informatie en laat deze samen komen in een systeem. Draag hiervoor een boekje bij je waarin je gedurende dag alle informatie uit telefoon, email, persoonlijke gesprekken, vergaderingen, twitter, post verzameld. Verwerk deze informatie 1 keer per dag in je to do lijst, planning/ agenda/ projectlijst. Je krijgt hierdoor veel meer overzicht.
Tip 12: verzamel voordat je begint bij elke taak eerst alle informatie!
Je schat de benodigde tijd in, stelt vragen, haalt de kernboodschap eruit. Daarna beslis je of je het wel of niet gaat doen. En in geval dat je de taak accepteert of je het nu of later zult doen. Hierdoor word je niet meer enkel urgentiegedreven aangestuurd maar maak je een gedegen afweging wat je doet op een dag!
Tip 13: plan maar 1 tot 3 meest belangrijke taken per dag. Plan je meest belangrijke taak aan het begin van de dag. Probeer hier dan zo ongestoord mogelijk aan te werken en zorg dat je de taak ook af krijgt. Dit geeft immers veel voldoening. Als je dit niet doet dan zullen vaak urgente zaken de belangrijke zaken overrulen. Je komt er dan ook niet meer aan toe. De meeste mensen plannen te veel en zijn te positief over wat ze kunnen bereiken binnen een bepaalde tijd. Bovendien begint 90% van de Nederlandse bevolking de werkdag met de minder belangrijke dingen. Je komt dan niet toe aan wat werkelijk belangrijk is! De waan van de dag haalt je dan te vaak in!
Tip 14: Ruim je bureau en pc op. Deel alles zo in, zodat je het direct kunt pakken wanneer je het nodig hebt. De rommelpotten onder ons hebben vaak als argument dat ze alles eenvoudig terug kunnen vinden. Toch zijn juist zij vaak spullen aan het zoeken. Het… ”wie heeft er aan mijn spullen gezeten” is dan niet van de lucht! Een schone werkplek geeft een rustig hoofd en dit werkt mentaal continue door. Gooi alle informatie die je lange tijd niet meer hebt aangeraakt weg. Zet alles waar je over twijfelt op een lijst ooit/ misschien. Hanteer 3 bakjes: Te doen / Archiveren, Te lezen en schoon deze regelmatig op. Gebruik plastic mapjes en label deze aan de binnenkant met post-it nootjes. Je kunt dan alles snel pakken.
Communicatie
Tip 15: luisteren bespaart veel tijd en levert meer relevante informatie op. Bevestig je gesprekspartner dat je hem of haar hebt gehoord, formuleer zijn of haar wens en vraag hier actief op door. Je weet dan sneller wat de ander zijn wens of verwachting is. Je begrip verbetert hierdoor, de ander voelt zich ook meer begrepen en zal minder geneigd zijn tot langdradig discussiëren.
Tip 16: plan vergaderingen vlak voor de lunch of het einde van de dag.
Mensen willen naar huis of naar de lunch en zullen alles er aan doen om zo effectief mogelijk te vergaderen.
Tip 17: wees actief in communiceren van je tijd en bezigheden aan je omgeving. De omgeving weet dan wat je precies uitvoert en er kan dan meer rekening worden gehouden met je taken.
Tip 18: wees alert op stoorzenders.
Ga eens na door wie je met grote regelmaat gestoord wordt, waardoor je tijd verliest (jezelf of anderen!). Ga een gesprek met hen aan en verzin ook een actieplan om tijdverlies te voorkomen.
Tip 19: kom zelf je afspraken na en houd je omgeving ook aan hun afspraken.
Tip 20: werk met passie.
Dit zorgt ervoor dat je meer gefocust kunt werken.
Door na te denken over hoe je bepaalde processen kunt verbeteren, zal dit je meer tijd opleveren. Vraag uzelf af: wat dien ik dan meer, minder en niet meer doen!
Succes met uitvoeren van deze tips en veel plezier het komende werkjaar. Laat me eens weten welke tips specifiek handig voor je zijn: info@innerspective.nl.
Groetjes van Wout!
PS download gratis de BrainBoost Powerbox. Win direct tijd en verhoog je productiviteit:
