Waarom tijd management en to-do lijstjes in meeste gevallen absoluut niet werkt...

‘Aan het einde van de dag zie ik dat ik bijna niets afgewerkt heb van mijn to-do-list, die ik aan het begin van de dag gemaakt heb. Heel frustrerend!’. 

Tja, die to-do-lijstjes… Herken je dit? Het is een voorbeeld van een van de uitspraken die we heel regelmatig horen tijdens de SLiM! workshops en trainingen. Het is een duidelijk signaal, een alarmbel, die erop wijst dat je totaal geleefd wordt door ‘de waan van het werk’.

Natuurlijk komt dit thema in verschillende varianten voor, die je ook zal herkennen:

• ‘Soms werk ik een dag thuis, en dat is heerlijk. Ik doe dan in een halve dag net zoveel als op een hele dag op kantoor’. 
• ‘Als ik iets zou mogen wensen? Dan zou ik wensen, dat ik eens een dag niet gestoord zou worden door collega’s die iets willen en bazen die iets moeten’.
• ‘Mijn mailbox gooit mijn hele dag in de war. Ik krijg er bijna 100 per dag en die moeten allemaal afgehandeld worden, waardoor ik aan niks belangrijks toekom. 
• ‘Als ik weg ben geweest maak ik me vooraf al weer druk over de stapel werk en mailtjes die op me wachten. Het is gewoon te veel’

Dit zijn zo maar een paar voorbeelden van andere uitspraken, die we regelmatig horen over ‘de waan van het werk’. Ze wijzen op het volledig ontbreken van een goede werkroutine. Je bent niet meer de baas over je eigen werkagenda en doelen, en dus stuurloos.

Dit is een veel voorkomende klacht van vooral kenniswerkers. Kappers, hoveniers en schilders hebben hier minder last van. Hoe komt dit? Zij leveren namelijk een aantal keren per dag mooi concreet resultaat af en ze vinden hun werk vaak te gek.

Als je stuurloos bent en continue leeft in de waan van je werk, dan brengt dit meerdere risico’s met zich mee. Je werkdoelen niet halen is onbevredigend. Continu ondermaats presteren leidt tot slechte beoordelingen met alle gevolgen van dien. Maar het ergste is dat je door dit gebrek aan focus, zingeving en resultaatgerichtheid opgebrand raakt, stress krijgt, in de sleur van het leven terecht komt en vervolgens zelfs in een burn-out of bore-out kunt belanden.

Werken is namelijk DOE-acties nastreven zonder bezieling en zingeving. Je kunt beter het spel gaan spelen. Dan doe je acties met een specifiek doel. Je weet precies wat je als resultaat wilt bereiken. Maar je weet ook waarom je dit wilt doen. Ik zeg altijd tegen mijn cursisten: droom groot en plaats de toekomst in het NU. Deel het vervolgens op in kleine stapjes en weet waarom je iets wilt bereiken. Kortom, wat is je specifieke resultaat wat je wilt bereiken als jij:

• een vergadering ingaat…
• je vrouw of man weer ziet…
• je personeel betrekt bij je plannen…
• een klant tegemoet treedt…
• een training of seminar gaat volgen…

Van to-do-lijstjes naar tijd management vanuit zingeving en met een helder beeld van je gewenste uitkomst

Natuurlijk wil je dat het anders gaat, het moet  anders. Je weet ook dat je jezelf voor de gek houdt door te struisvogelen, uitstelgedrag te vertonen en te zeggen dat het vanzelf wel beter zal worden. Want dat wordt het niet! Jij verandert namelijk niet en je omgeving blijft je gewoon lekker beïnvloeden.

We hebben allemaal ‘verleidingstechnieken’ om te zorgen dat de ander gaat doen wat we willen. ‘Hoi, hey je was toch op vakantie geweest? Hoe was het? Aha, zeg ik heb een klein vraagje…’ ‘Wout, even snel… Dit moet nu gebeuren anders gaat…’ ‘Ik vind dat jij zo goed bent in…. kun jij misschien voor mij…?’ En aangezien de meeste mensen te weinig weten wat ze specifiek uit een dag willen halen, ook te weinig assertief zijn en snel disfocus ervaren, zijn ze niet opgewassen tegen al dit ‘geweld’.

Okay, maar hoe kom je dan van een to-do-lijstje en werken naar bezield leven en werken en toch gigantisch productief zijn? Goede vraag. Gelukkig kan het anders! Het vergt echter een hele andere systematiek.

Vaak zijn onze doelen en focus te vaag. Veel mensen weten vaak niet precies wat ze uit een dag willen halen. Hun omgeving beïnvloedt hen de gehele dag. Voortdurend komen er stromen van informatie op hen af en die moeten ze allemaal nog managen ook.

Traditioneel time management is hier niet op berekend. Veel mensen geven de voorrang aan de niet urgente, niet belangrijke DOE activiteiten en de urgente, belangrijke DOE taken. Veel mensen focussen dus letterlijk veel op DOEN van taken die niet bijdragen aan ècht resultaat en geluk “while doing it”.

Ik doe dit niet…

“Nee, jij niet natuurlijk… 🙂 ” Of heb je ook wel eens dagen die voorbij vliegen, waarbij je je dan afvraagt:”wat heb ik eigenlijk gedaan vandaag”. Of heb je ook wel eens in een ruzie gezeten, waarbij je moest winnen. Waarbij je achteraf dacht: “waar ging dat eigenlijk over”.

Je focust dan vooraf te weinig op wat je werkelijk specifiek als resultaat/ uitkomst wilt bereiken. Ook weet je dan niet waarom dit absoluut belangrijk voor je is om te doen. Je mist dus veelal richting en zingeving. En dan wordt werken, taken doen. Hierdoor verdwijnt de passie en bezieling voor ons werk als sneeuw voor de zon.

Stel jezelf vooraf een aantal vragen

Het is dus belangrijk om je vooraf af te vragen: waarom doe ik dit? Wat wil ik er precies mee bereiken? En waarom is dat absoluut belangrijk voor mij? Wat is mijn ROI? Welke redenen kan ik aan dit resultaat koppelen, die mij inspireren om ervoor te gaan? Je hebt dan in ieder geval je richting en je zingeving op orde. Je focust daardoor beter en houdt het ook vol omdat het je èn resultaat èn een goed gevoel geeft.

Het enige dat je dan nog nodig hebt, is een plan. Acties die je direct van A naar B brengen. Doe je dit, dan pareer je elk obstakel, pak je elk probleem direct aan, kies je de meest efficiënte route en zet je door, ook als het moeilijk wordt. Het leven geeft je namelijk altijd uitdagingen als je een droom werkelijkheid wilt maken. Jij manifesteert hierdoor de juiste energie en focus, op het juiste moment, om er 100% voor te gaan en je resultaat te bereiken.

Lukt dat dan ook altijd? Nee, maar de kans wordt wel significant groter. Dus: werk aan de winkel, en wel nu!

Praktische tips die werken

Onze deelnemers geven vaak aan dat de onderstaande praktische tips heel waardevol zijn en ook echt werken:

• start je dag in ieder geval niet met het beantwoorden van je mail. Doe dit op slechts 2 momenten op de dag in plaats van continu.
• thuis werken aan belangrijke projecten helpt ècht, je bent dan veel productiever.
• maak op vrijdag(middag), een planning voor de komende week, waarin alle echt belangrijke zaken staan. Je zal dan zien dat je een heleboel tijd over houdt voor ad-hoc zaken.
• start nooit aan een taak voordat je gecheckt hebt, “waarom is dit belangrijk om te doen?” “Wat wil ik hier specifiek mee bereiken als resultaat?”
• plan voor alle cruciale taken 20% extra tijd, dan loop je nooit aan tegen tijdsdruk.
• de meest belangrijke: krijg groot bewustzijn wat jou bezieling geeft en hoe je dit om kunt zetten in een specifiek resultaat? Deel je tijd in rondom de zaken die ècht belangrijk zijn en die je een drive geven om er voor te gaan. Kortom, leef en werk meer vanuit je missie, je visie, je drijfveren en je waarden en bouw daar de juiste acties omheen.

Wil je een goede strategie om efficiënter te werken en weer blij te worden van je werk? Kijk dan op www.woutplevier.nl. We hebben hele gave webinars/ filmpjes, workshops, trainingen en een theatershow SLiM!, die je helpen ècht bergen te verzetten, zonder stress.

Leef je dromen, werk met bezieling en benut je nr. 1 talent.

Groetjes Wout Plevier

Team SLiM!