Leiderschap bij stressmanagement

Wouter Plevier
07 januari 2015

Blog 3: Het belang van leiderschap bij stress

Reflectie: in deze derde blog over stress in organisaties staat het leiderschap centraal. Eerder hebben we aangegeven dat 44% van de werkgevers in Nederland stress als belangrijkste beroepsrisico ziet. Ondanks dit risico wordt er in organisaties in verhouding weinig aan stressmanagement gedaan. Daarmee is stress een sluipmoordenaar die voordat je het weet de voortgang van je organisatie afremt of zelfs blokkeert. Op basis van de feiten zou je zeggen dat werkdruk en werkstress op de agenda van directie- en managementteams zou staan. Helaas, de praktijk laat zien dat dit veelal niet het geval is.

Doorvragen leert ons dat dit thema in grotere organisaties is gedelegeerd aan de afdeling HR en in kleinere organisaties aan de afdelings- en teamleiders. En daarmee krijgt deze problematiek een operationeel karakter, terwijl het – gelet op de risico’s – meer een strategisch thema is. Dus één die thuis hoort op het bord van het hoogste leiderschapsteam!

Leiderschap

Managers van organisaties geven aan minder snel last te hebben van werkdruk en werkstress omdat ze ‘in control’ zijn. Ze doelen dan op de harde cijfers over de processen en resultaten van hun afdelingen en teams. Informatie verstrekt door rapportagesystemen zoals dashboards en stoplichtmethodieken. Of wel, dat wat de harde kant van hun organisatie aangeeft.

Echter stress uit zich op de werkvloer niet direct in cijfers, maar openbaart zich in gedrag! En dat is nu vaak het terrein waar managers zich niet vertrouwd voelen. Dan gaat het over gevoel, emoties, sfeer en overtuigingen. Het zijn thema’s die een beroep doen op hun empathisch vermogen en menselijkheid. Het vraagt een niveau van scherpte en communicatie waarbij de mens centraal staat en niet alleen de kille feiten en cijfers. Inspelen op stressfactoren vraagt moed om waarnemingen te bespreken en te toetsen. Die kwetsbaarheid kan voelen als ‘out of control’ zijn, waardoor managers stress vaak voor zich uitschuiven of helemaal niet bespreken. Waarbij ze vergeten dat dit gedrag juist stress veroorzaakt en vergroot! Zowel bij henzelf, als bij hun medewerkers!

En juist in het bespreekbaar maken van je eigen stress en die je bij je medewerkers ervaart, maakt je (persoonlijk) leiderschap sterk. Daarmee geef je aan oog te hebben voor het welzijn van je mensen en dat van jezelf! Het effectief omgaan met stress vraagt eigenaarschap van alle managers in een organisatie, te beginnen bij het hoogste managementteam. Vandaar dat het tegengaan van stress in onze optiek een strategisch vraagstuk is, wat vraagt om een heldere visie en plan van aanpak om stress tegen te gaan. Temeer een te hoge werkdruk en werkstress grote risico’s voor de organisatie en haar medewerkers heeft!

 

 Wat te doen?

Een eerste stap is dat het hoogste managementteam stress als leiderschapsthema benoemt. Hierbij past dat dit team zichzelf een strategische opdracht geeft om effectief met stress om te gaan. Daarmee nemen zij eigenaarschap en verantwoordelijkheid en zij individueel en als team aanspreekbaar! Afhankelijk van de grootte van de organisatie en haar processen, is het belangrijk de expertise van specialisten zoals die van HR en het vertegenwoordigende overleg direct te betrekken. De volgende stap is het ontwikkelen van een heldere visie op stress en hoe het managementteam hiermee wil omgaan. Deze visie geeft energie en focus aan het ontwikkelen van een praktisch plan van aanpak. Waarbij wij adviseren dit plan van aanpak volgende de methode OGSM uit te werken. OGSM staat voor: Objective, Goals, Strategies en Measures. Zie voor een nadere toelichting www.ogsm.nl.

OGSM is een praktische werkwijze waarmee het managementteam op 1 A4 in korte en duidelijke termen aangeeft wat zij wil bereiken, op welke manier en wat hiervoor moet gebeuren. Het OGSM is daarmee een uitwerking van de strategische opdracht die het MT zich heeft gegeven. Voordat het OGSM wordt uitgewerkt is het belangrijk te weten welke stressfactoren in de organisatie zichtbaar zijn. Het inzicht die de scan geeft vormt een belangrijke basis voor de verdere uitwerking van het plan van aanpak. Het initiatief voor de quickscan komt van de hoogste leiding. Als eerste onderzoeken zij de werkstress in het MT en communiceren hier openlijk over. Waarbij het gaat over de stressfactoren in het team, en niet die van de individuele leden. Die spelen zich in het team af en tussen de teamleden en hun teamleider. Deze kwetsbaarheid is essentieel om vertrouwen en betrokkenheid te creëren bij de lagere managers en hun medewerkers. Als je een paralel zou mogen trekken, welk dier symboliseert dan deze aanpak in leiderschap meer: de leeuw of de olifant? Bekijk onderstaand filmpje maar eens.

 

[youtube]https://www.youtube.com/watch?v=FsNzM0caBbE[/youtube]

 

De quickscan wordt door de managers zelf uitgevoerd, eventueel onder begeleiding van interne of externe deskundigen. Het spreekt voor zich dat een dergelijk proces een professionele manier van communiceren en begeleiden vraagt. Doordat elk MT-lid eigenaar is van het vraagstuk stress, begeleiden zij de managers die direct aan hen rapporten. Op hun beurt begeleiden deze lagere managers de leidinggevenden die aan hen rapporten.

De resultaten van de quickscan worden met alle medewerkers gedeeld en in de afdelingen en teams besproken. Vervolgens schrijft het MT een plan van aanpak en start de implementatiefase. Het plan van aanpak is zo ingericht dat concrete doelen en resultaten zijn benoemt en dat HR- en informatiesystemen het mogelijk de effecten van het beleid te volgen. Dit zowel in de bovenstroom als in de onderstroom. Waarbij het belangrijk is dat het thema stress een bespreekpunt blijft op de agenda’s van de leidinggevende teams. Voorkomen moet worden dat dit beleidsthema door de waan van de dag wordt overspoeld en daardoor op de achtergrond komt.

 

De stappen samengevat

  1. Het hoogste leiderschapsteam definieert werkstress als strategisch thema en neemt eigenaarschap voor planvorming en implementatie. Stress, en breder het welzijn van medewerkers, wordt hiermee verbonden met de bestaande strategische richting en koers van de organisatie.
  2. Communiceer helder en veelvuldig over doel, aanpak en resultaten van het stressmanagement. Betrek hierbij interne en / of externe deskundigen.
  3. Voer een quickscan uit. Te beginnen bij het hoogste leidinggevende team. Uitrol volgens cascademodel.
  4. Formuleer op basis van de resultaten van de quickscan een heldere visie op stressmanagement en ontwikkel een plan van aanpak. De werkwijze van OGSM kan hierbij helpen. Waar nodig vindt vervolgonderzoek plaats.
  5. Zorg ervoor dat de voortgang van de implementatie een thema blijft van het MT en eventuele andere leidinggevende teams.
  6. Communiceer openlijk en herhaaldelijk over de resultaten van het beleid, praktijkervaringen en vragen van leidinggevenden en medewerkers. Idem v.w.b. aanpassingen in beleid en uitvoering.

 

Meer weten? Meld je aan voor het webinar ‘Van stress naar plezierig werken!’ Druk hiervoor op onderstaande plaatje! Dit start om 20.00 uur en eindigt rond 20.45 uur. Zeer leuk en inspirerend en ruim 379 mensen nemen al deel. Dus meld je snel aan. We hebben nog een beperkt aantal plaatsen.