7 tips om saaie tijdrovende vergaderingen te voorkomen
7 tips om saaie en tijdrovende vergaderingen te voorkomen?
Vergaderen hoort er bij. Je houdt elkaar goed geïnformeerd, verbetert de samenwerking, werkt aan teambuilding, hakt knopen door, analyseert situaties om er beter mee om te kunnen gaan.
Zijn jouw vergaderingen echter te lang? Niet productief? Zie je op tegen vergaderingen? Ziet je agenda eruit als een lange trein met alleen maar vergaderingen en zit er geen ruimte tussen om uit te rusten, te resetten, zaken goed voor te bereiden of af te handelen? Dan is zijn deze 7 tips zeker een aanrader.
7 tips om saaie en tijdrovende vergaderingen te voorkomen
- Vergader enkel als je moet vergaderen. Een vergadering wordt functioneel als er een duidelijk belang en doelstelling aan hangt. Praktisch: vraag voor de vergadering aan elke deelnemer wat zijn doel, verwachting en vragen zijn over de vergadering en hoe je dat zo effectief mogelijk met elkaar kunt bereiken. Dit verhoogt de focus en alertheid van deelnemers.
Hoe voorkom je saaie en tijdrovende vergaderingen? Hoe word je echt weer productief? SLiM! helpt!
- Gebruik een duidelijke handleiding voor goed vergaderen: wat word je structuur, welke werkvormen gebruik je, welke tijdeenheden hangen er aan. Verleg de balans van discussiëren naar gebruik van werkvormen: presentatie, informeren, brainstormen, open discussie met een duidelijke tijdlijn en gelegenheid dat iedereen bv 2 minuten zijn zegje mag doen. Hierdoor wordt het leuk en verlies je minder tijd.
- Zorg voor duidelijke rolverdeling: je hebt een voorzitter die de tijd en regels en afspraken bewaakt en ingrijpt als het misgaat, een gespreksleider die de vragen initieert en het gesprek leidt door goede samenvattingen te geven en goede vragen te stellen, een notulist die alles noteert en deelnemers die actief voorbereiden en mee participeren. Zijn de rollen niet duidelijk of houdt men zich er niet aan. Leer deelnemers 1 keer hoe goed vergaderen werkt. Praktisch: kaart slechte vergaderingen aan en geef aan dat je het anders wilt en besluit samen hoe je het anders zult aanpakken met meer effect.
- Zorg voor een duidelijke agenda op verdeeld in duidelijke doelstellingen: informeren, analyseren, besluitvorming, feedback geven of krijgen, stimuleren en zorg eerder voor 4 korte vergaderingen met 1 doel dan 1 lange met 4 doelen. Wat heb je concreet samen bereikt als je de vergadering verlaat en hoe zorg je ervoor dat de actiepunten 100% zeker de juiste opvolging krijgen?
- Werk vanuit gemeenschappelijke waarden: wie gaan jullie zijn en welke waarden worden tijdens vergaderingen consistent in de gaten gehouden en ook actief nagestreefd. Waarden als openheid, helderheid, nieuwsgierigheid, verantwoordelijkheid, eigenaarschap, compassie, empathie, weloverwogen en onderbouwde keuzes zijn prachtig en zullen door iedereen als welkom worden ervaren. Nu activeren en bewaken!
- Zorg voor een goede afwisseling in vragen stellen en voorstellen doen. Sluit op elkaar aan door elkaar eerst samen te vatten en te concluderen wat je daar goed aan vindt of wat je daar als toegevoegde waarde van inziet, voordat je zelf een vraag of conclusie of voorstel inbrengt. Voorkom tegen bewegen door ja maar… dit betekent dat je niet geluisterd hebt en ook dat je alles van tafel veegt. Beweeg mee met de energie en focus steeds op iets dat je samen vooruit brengt.
- Leg alle besluiten tussentijds SMART vast. Wat gaan we samen concreet (anders) doen? Hoe? Wanneer? Met wie? In welke stappen? Met welke ambitie? Tot welk resultaat? En hoe gaan we ook samen plezier beleven tijdens deze route?
Veel plezier met vergaderen. Neem 1 tip, zet die in en bij succes, introduceer dan de volgende tip. Zo behoud je focus en bereik je mooie resultaten.
Heb je hulp hierbij nodig? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend oriëntatiegesprek >>
Groetjes Wout